Responder a una queja mientras admitir culpa y hacer ajustes • ejemplos de cartas y guías para escribir

Recibimos su carta del 1 de enero sobre el cargo duplicado a su cuenta. Pedimos disculpas por el error y hemos corregido la facturación. Su cuenta tiene un saldo de cero. Gracias por haberse tomado el tiempo de avisarnos con referencia a este asunto. Usted es un cliente valioso y esperamos atender sus necesidades automotrices en el futuro.

Entiendo lo molesto que debe haber estado cuando descubrió que nuestra oficina de envíos le mandó el pedido incorrecto tres días antes de su venta. Por favor acepte mis más sinceras disculpas por ese error.

Después de investigar lo que causó el error, descubrí que tenemos dos H. Fulano en los archivos de clientes, por lo tanto, la oficina de envíos le envió por error el pedido del otro Sr. H. Fulano. Para asegurarnos de no repetir este error, siempre incluiremos los primer nombres en todo el papeleo y revisar los números de cuenta.

Nuevamente, me disculpo por la inconveniencia que le causamos. Le regalamos un descuento de 15% en su próximo pedido.

Pido disculpas por la espera en mi oficina antes de su cita. Leí su carta y estoy de acuerdo: una hora es demasiado tiempo para sentarse en una sala de espera antes de un examen dental. He tenido dificultades que mi personal agendan un exceso de citas. No puedo manejar la cantidad de pacientes que programan y los pacientes se ponen de mal humor por esperar al odontólogo. He corregido el problema de programación y contraté a dos nuevos higienistas que ayudan con los exámenes de rutina. Ya no habrán esperas prolongadas en la oficina.

Valoro su patrocinio y los comentarios. Gracias por llamar la atención a sus frustraciones. Por favor, informanos sobre el servicio en el futuro.

Lamento que tuvo que quejar por la falta de servicio. Lo arruiné en este caso y haré todo lo que pueda en el futuro para demostrar el valor de su negocio con nostros. Para empezar, voy a su oficina el próximo lunes para inscribir a los nuevos participantes. Para evitar futuros descuidos, he revisado el sistema de programación para no faltar otra cita. Gracias por llamarme la atención al error. Mi servicio en el futuro será mucho mejor, lo prometo.