Corregir su propio error en una transacción • Ejemplo de Cartas

Carta Modelo #1

Copied!

Pedimos disculpas por el cargo de servicio duplicado en su cuenta de crédito renovable. Parece que registramos la misma pila de órdenes dos veces, pero ahora hemos corregido nuestros registros.

Le agradecemos el encuentro de este error ya que nos ayudó corregirlo rápidamente para algunos otros clientes también. Gracias por su patrocinio. Esperamos poder servirle en el futuro.

Carta Modelo #2

Copied!

Gracias por su llamada el 4 de agosto, alertándonos de nuestro error. Tiene toda la razón, y le pedimos disculpas por cobrarle diez camisetas en lugar de las cinco que pidió. Hemos acreditado su cuenta con $60, lo que le deja un saldo de $10,00. Como muestra de nuestro agradecimiento, adjuntamos un cupón para un descuento del 10% en su próximo pedido. Esperamos poder servirle de nuevo.

Carta Modelo #3

Copied!

Pido disculpas por la confusión con su envío. He incluido una etiqueta de envío para que la use en la devolución de las mercancías incorrectas, y esta mañana envié el saldo de su pedido corregido. Debe recibir el paquete esta semana. Tenga en cuenta también que el saldo recién calculado es $456,78 más que la factura incorrecta indicada. Siéntase libre de pagar esto en su próximo ciclo de facturación mensual. Le aseguro que trabajamos duro para mantener los errores al mínimo. Espero que nuestra respuesta sea satisfactoria, ya que deseamos continuar trabajando con usted.

Carta Modelo #4

Copied!

Lamentamos el error que cometimos en nuestro último pedido enviado el 7 de julio. Queremos 100 bolígrafos azules y 100 negros, no 200 bolígrafos azules. Lamentamos los inconvenientes que esto pueda causarle a su departamento y agradecemos su pronta atención a esta corrección. Siempre hemos disfrutado del excelente servicio que recibimos de Doe Office Supply y apreciamos la oportunidad de hacer negocios con usted.

Carta Modelo #5

Copied!

Por favor, ignore la factura que recibió la semana pasada. ¡Nos avergüenza descubrir que nuestra computadora envió dos copias de la factura a cada cliente! Nuestro ingeniero de software ya ha desarrollado un programa que verifica tal error antes de enviar una factura. Agradecemos a todos los que nos informaron del error y les aseguramos que no se va a repetir.

Carta Modelo #6

Copied!

Como sugirió, aplicamos su pago a un número de cuenta que era muy similar al suyo. Nuestro escáner de computadora no funcionó el día en que recibió su pago y se produjo este error al ingresar los números de cuenta. Pedimos disculpas por los inconvenientes que esto causó y estamos cambiando nuestra política para que verifiquemos todas las entradas hechas a mano.

Hemos corregido el saldo adeudado en su cuenta como verá en la factura adjunta y confiamos en que esto resuelve sus inquietudes. Apreciamos su paciencia y comprensión.

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